Какие бывают проверки

Плановые и внеплановые. Проверки бывают плановые и внеплановые. О плановых мы узнаём за месяц. Для быстрого поиска предстоящих визитов инспектора можно воспользоваться единым реестром проверок. В настоящее время и по 31 декабря  2020 года плановые проверки в Российской Федерации приостановлены.

Внеплановые проводят в случае угрозы причинения вреда жизни или здоровью граждан, животным, растениям, создания ситуаций техногенного характера и нарушения прав потребителей. Также поводом для внеплановой выездной проверки может стать заявление гражданина о грубом нарушении медицинской организацией лицензионных требований.

Документарные и выездные. Форма проверки может быть документарной либо выездной. При документарной проверке чиновники никуда не ездят, а присылают приказ и проверка клиник Роспотребнадзором или другим ведомством проходит дистанционно. В приказе указан срок проведения проверки, дата к которой документы нужно подготовить и дата, когда можно получить результат проверки, – санкции по отношению к медицинской организации либо должностному лицу. По этому приказу мы готовим документы и относим чиновникам.

При выездных проверках инспектор уже приезжает в клинику – и именно эти проверки наиболее опасны. О выездных проверках мы узнаём заранее, за исключением случаев, когда их предмет связан с оборотом медицинских изделий и лекарственных средств. Однако, даже в этом случае чиновники нас предупреждают за полчаса-час, чтобы не приехать к закрытой двери и получить надлежащий приём.

Кто проводит проверки

Надзорные ведомства. Проверки проводит в первую очередь федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и индивидуальных предпринимателей – Роспотребнадзор.

Ещё один надзорный орган – «Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения», в народе Росздравнадзор. Помимо прочего, он следит за соблюдением лицензионных требований в медицинских организациях и может закрыть клинику на срок до 30 дней.

Государственная инспекция труда. Также проверяют медицинские организации пожарники и государственная инспекция труда (ГИТ). Штрафы ГИТ – от 300 тысяч рублей, поэтому мы рекомендуем быть максимально внимательными с оформлением персонала и провести аудит трудовых документов. Мы обращаем внимание на трудовые договоры, должностные инструкции, личные дела и сертификаты. Штатное расписание нужно соотнести с тем, что указано в лицензиях.

Обращаем внимание также на «Карточку выдачи СИЗ». Обязанность покупать и предоставлять их лежит на работодателе. Отдельного внимания заслуживает выдача мыла, которая должна быть прописана в трудовом договоре. Если это упустить, организации грозит штраф в районе 150 тысяч рублей.

Чем регулируется проверка клиник Роспотребнадзором и другими инстанциями

Федеральный закон. Все проверки регулируются федеральным законом №294 от 26 декабря 2008 года «о защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля, надзора, муниципального контроля». Он не распространяется на проведения налогового контроля, оперативно-розыскных мероприятий и на прокурорский надзор.

С января 2017 года проверка клиник Роспотребнадзором проводится, только если не было ответа на претензию пациента или ответ был негативным. Если Роспотреб нас информирует о проверке, а мы пациенту ответили, либо пациент к нам вообще не обращался в письменном виде, нужно ведомство об этом известить. В нашем письме не должно быть прямого отказа принимать пациента либо удовлетворить его требованиям. Если мы отвечали в письменном виде, то нужно иметь копию письма и почтовые квитанции. Электронное письмо может не подойти, потому что электронная почта не является защищённым каналом связи. Если они хотят проверку, то скажут, что нужно было идти на почту.

Права инспектора. У представителя надзорного органа есть права:

– получить доступ в помещение медицинской организации;

– получить документы, относящиеся к предмету, целям, задачам проверки;

– применять меры в отношении факта выявленных нарушений при проведении проверки.

О проверке нас предупреждают в письменной форме за 24 часа. Письмо приходит на электронную почту, указанную на сайте медицинской организации. Чтобы проверка не стала неожиданностью, эту почту нужно обязательно контролировать.

Как себя вести, чтобы поверка прошла без штрафов

Встречаем комиссию. От того, как мы будем себя вести с представителя надзорного органа, зависит результат проверки медицинской организации. Чтобы снизить вероятность штрафа, нужно обязательно инструктировать персонал. Администратор должен быть максимально вежливым и корректным. По возможности предложить инспектору чай/кофе. После этого нужно обязательно попросить его представиться и показать приказ, распоряжение или другой документ, который уведомляет организацию о факте проверки, если таковое не приходило на адрес организации.

Получив документы, нужно проверить на сайте ведомства или по телефону, действительно ли есть такой чиновник. Если это реально существующий инспектор из реально существующего надзорного органа, нужно известить руководителя клиники о том, что пришла проверка. Чиновнику предоставить стул и стол, помочь раздеться.

Руководитель медицинской организации должен решить, ехать ли в клинику лично или назначить кого-то другого. Проверка клиник Роспотребнадзором или другим ведомством не проводится без ответственного, поэтому если руководитель в пути, администратору нужно чем-то занять инспектора.

Сопровождаем проверку. Чтобы облегчить себе задачу с предоставленными объяснениями, нужно знать, какие документы унёс с собой чиновник. Для этого человек, который будет сопровождать инспектора в нашей клинике, обязательно должен ксерить все документы, которые мы даём в руки чиновнику. Эти копии мы оставляем себе, иначе невозможно разобраться, какие документы и в каких версиях уехали в ведомство.

Мы показываем представителю надзорного органа только помещения, которые включены в предмет проверки. Остальные кабинеты для них закрыты. Только в случае санитарно-эпидемологического расследования представитель Роспотребнадзора может взять смывы со всех поверхностей, с которых посчитает нужным.

Ни один инспектор ни при каких обстоятельствах не должен перемещаться по помещениям медицинской организации один. Сплошь и рядом чиновники приносят просроченные лекарственные препараты, мёртвых тараканов и всё прочее. Если есть заказ, то это обычная ситуация.

Готовимся заранее. Инспекция прежде всего проверит правильность использования лекарственных средств и изделий медицинского назначения. Это не только приспособления вроде стоматологического кресла, но и центрифуга, филер, ботулотоксин и так далее. Всё, что стоит у нас в кабинетах, должно быть обязательно сертифицировано и разрешено к применению в РФ.

Обратят внимание и на условия содержания препаратов. Все они имеют разные сроки годности и разные температурные режимы хранения. Например, за холодовой адреналин, который лежит вместе с остальными препаратами в прозрачном контейнере, а не в холодильнике, будет штраф от 40 до 150 тысяч рублей.

Получаем акт. Проверка клиник Роспотребнадзором тщательно документируется. После проведения проверки инспектор должен оформить типовую форму акта проверки. В акте обязательно должны быть подлинные подписи должностных лиц, проводивших проверку, и сведения о её результатах, в том числе о выявленных нарушениях. В случае выездной проверки мы его получаем сразу на руки, в случае документарной – нас приглашают его подписать.

Передавая акт, чиновник попросит руководителя подписать его «ознакомлен, согласен». Однако, прежде чем это сделать, нужно задать 2 простых вопроса:

– «Что вы нашли?» Мы имеем право получить ответ и всю уточняющую информацию.

– «Сколько за это штраф?» Писать «ознакомлен, согласен» можно, только если штрафа нет или он нас устраивает. Иначе юристу будет тяжело потом добиться отмены штрафа.

Если мы видим, что где-либо в документах допущена ошибка, мы об этом чиновнику ни за что не говорим. Ошибки при оформлении акта или даже приказа позволят нам оспорить результаты проверки в арбитражном суде.

Заполняем журнал. По завершении проверки представитель надзорного органа оставляет запись о проведённой проверке в журнале учёта проверок. Журнал необязателен, но мы советуем его вести. Там должны быть:

– запись о проведённой проверке;

– сведения о наименовании органа государственного контроля надзора, либо муниципального контроля;

– дата начала и окончания проведения проверки, времени проведения;

– правовые основания, цели и задачи предметы проверки;

– выявленные нарушения и выданные предписания номер такой-то, дата такая-то;

– фамилия, имя, отчество, должности всех лиц, которые проводили проверку.

Журнал учёта проверок должен быть прошит, пронумерован и пробит печатью юр лица. Если журнала нет, то эта запись делается в акте – она должна появиться в любом случае.

Пишем объяснение. Проверка клиник Роспотребнадзором или другим ведомством, как правило, выявляет ряд нарушений. В течение 15 дней после проведения проверки следует предоставить объяснение. Мы можем за это время получить сертификаты от наших врачей или другие недостающие документы. Можем изменить бизнес-процессы: контроль качества, вывоз медицинских отходов и так далее.

Если мы всё это сделали, можно рапортовать, что найденные нарушения устранены. Это зачтётся в арбитражном суде. Чиновники тоже могут обратить на это внимание, когда будут решать вопрос о результате проверки и определении суммы штрафа. Объяснение нужно предоставить в письменном виде, в идеале – по почте, и сохранить квитанции. Ответить на предписание нужно обязательно, потому что иначе создаётся условие для выездной проверки.

Собираем документы. Обаятельно нужно собирать все акты, протоколы, предписания с подписями и с печатями надзорных органов. Они могут быть полезны, например, в дальнейших гражданских судах. Когда пациент пишет жалобу, цель у него одна – получить деньги с медицинской организации. Через год или два он может обратиться в суд, и нашему юристу понадобятся материалы по проведённой проверке.

Если мы будем соблюдать эту простую последовательность действий, вполне возможно проходить проверки без штрафов. Если нам всё же грозит штраф, нужно использовать все возможности для его отмены либо замены предупреждением.

Какие документы помогут пройти проверку

У всех надзорных органов, которые проверяют медицинские организации, один и тот же список документов для проверки. Если их подготовить и хранить в отдельной папке, мы сможем спокойно работать и знать, что у нас всё в порядке.

Документы очень простые:

– Заверенная копия устава медицинской организации.

– Копия приказа о назначении генерального директора.

– Копия лицензии.

– Сертификаты всех наших врачей. Все работники должны находиться с нами в трудовых отношениях. У них у всех должны быть действующие сертификаты, работать они должны только в рамках своих сертификатов.

– Штатное расписание. Его предварительно должен посмотреть юрист. Если мы штатное расписание в какой-то из надзорных органов отдали, то результаты проверки могут быть переданы другим надзорными органами.

– Документы по контролю качества медицинской деятельности. Нужно обязательно пристально следить за документами по внутреннему контролю качества, врачебными комиссиями, протоколами, приказами и положениями. Это одно из ключевых лицензионных требований.   

– балансовая ведомость. Это документы, которые относятся ко всему тому, что поставлено на баланс и используется медицинской организацией. Так же хорошо сохранить все накладные, которые подтвердят, что это всё куплено у дистрибьютора за деньги организации.

– переписка с пациентами. Заявления пациентов, адресованные нашей медицинской организации, ответы организации и документы, которые подтверждают отправку наших ответов этому пациенту. Проверка клиник Роспотребнадзором возможна, только если ответа не было, или в нём содержался отказ пациенту. Поэтому, если в нашем вежливом ответе отказа не было, мы можем склонить Роспотребнадзор не проводить проверку.

– объяснительная от руководителя медицинской организации чиновнику надзорного органа. Там должен быть краткий пересказ общения с клиентом, который обратился с жалобой. В конце обязательно написать, что права пациента не нарушались и руководство медицинской организации всегда шло ему навстречу. 

– копия действующего договора на обслуживание медтехники. Обслуживание медтехники чрезвычайно важно, оно влияет на безопасность и соблюдение лицензионных требований. Обязательно должна быть действующая лицензия от организации, с которой мы заключили договор.

Эти документы нужно собирать и аккуратно вести, чтобы они всегда у нас были. Особое внимание на формирование этой папки нужно обратить медицинским организациям, у которых есть лицензия на челюстно-лицевую хирургию и на анестезиологию, реаниматологию. Чиновники стараются сделать всё, чтобы в случае инцидента было возбуждено уголовное дело по 238 статье. 

Заключение. Проверка клиник Роспотребнадзором без штрафов – это реально!

Проверки проводят, чтобы улучшать качество работы стоматологических клиник. Так мы проходим своеобразное обучение, замечаем недостатки в работе нашей организации. Когда клиника подходит к вопросу ответственно, проверка надзорными органами свою цель полностью выполняет.

Алгоритм проверок очень простой. Встречаем инспектора, как дорогого гостя, и не оставляем одного. Для документарных проверок составляем папки. Для выездных – всё, что даём инспектору, себе дополнительно копируем. Объяснения пишем. Задаём вопросы: «Что нашли и сколько за это штраф?» – и только после этого пишем «ознакомлен, согласен». Обязательно отвечаем на предписания. И тогда проверка клиник Роспотребнадзором или другим ведомством пройдёт без штрафов и без нервов.