Если вы хотите чтобы дела в клинике шли своим чередом вне зависимости от того чем занимаетесь вы — вам нужна организационная структура. То есть, конкретный человек должен отвечать за тот или иной процесс и функцию. Именно такая структура держит клинику в порядке и позволяет развивать учреждение, даже когда вы уехали в отпуск или сосредоточились только на приеме пациентов.

Несколько примером из практики, когда структура есть:

• В клинике идет непрерывная генерация новых пациентов. Ответственный за это человек, 8 часов в день и 5 дней в неделю следит за тем, чтобы поток не прекращался и подключает все новые и новые источники клиентов

• Отдел оказания услуг имеет своего руководителя. Этот человек следит за соблюдением комплексного подхода, правильным заполнением медицинских карт, комплектует клинику врачами необходимых специализаций, следит за тем, чтобы пациенты не терялись во время лечения и тд.

• Старший администратор контролирует других сотрудников, которые общаются по телефону и встречают пациентов в клинике. Следит за показателями и корректирует их работу в случае необходимости.

• И тд., и тп.

Что происходит сейчас, если минимальной структуры у вас нет?

Вы пытаетесь управлять клиникой, но ровно до того момента пока на пороге не оказался новый пациент. Пока вы ведете прием, клиникой никто не управляет. Вы словно отпустили руль во время поездки… Вы одновременно и маркетолог и главный врач. Пока вы общались с разработчиком сайта, а это процесс не быстрый – ваши врачи напрочь забыли, как правильно заполнять мед карты и в случае любой претензии клиника может серьезно пострадать.

Продолжать можно долго. Основной посыл письма прост. Чтобы в клинике все функции выполнялись хорошо кто-то должен за этим регулярно следить. Не следите системно? Тогда не удивляйтесь, что в некоторых отделах творится полный бардак, что конечно же отражается на общей производительности клиники, выручке и репутации. Например, администратор, которого контролируют раз в пол года, иногда говорит по телефону откровенные глупости.